反正最後都要改寫成日記，那麼就更勇敢的執行當下
子彈任務系統想要達成的三個目標
這個系統，應該要可以承載所有我需要從大腦移出來的東西：
* 要做哪些事？ * 需要哪些資料？ * 細節是什麼？ * 我的想法是什麼？
什麼是真正有效的無壓狀態呢？並不是感覺到自己完全不需要再去做任何事情了，真正的無壓狀態，其實只要能很明確的知道自己現在應該做什麼事情、應該以什麼樣的行動為優先。
我需要的只是透過系統，幫助我樂意開始採取行動、練習小改變，而這些行動本身，就幫助我們可以成為一個不斷成長、不斷推進目標的人。
* 快，就是讓大腦減壓，用系統幫助自己更快完成工作。 * 狠，就是專注下一步行動，勇敢去做最佳選擇，可以創造快樂。 * 準，就是聚焦在創造價值，把有限精力、時間，投資在最準確的成果上。
以少馭多，建立你能夠駕馭的系統
以少馭多，我們需要系統具備下面的功能：
* 可以快速收集各種要做的事。 * 可以建立一套整理系統，把事情慢慢過濾、分類成專案。 * 可以從專案的視野，去管理所有雜事。
行動關聯、任務拆解、專案整合的系統
要建立一個以少馭多的專案管理系統，那麼在邏輯上，我會建議嘗試區分行動、任務、專案三個層級。
行動完成就劃掉，背後沒有關聯到其他行動，這個就是單一次的行動。這種行動做完了，沒有辦法在未來繼續為我延伸出更多價值，或是慢慢累積成為某個更大的成果。那麼，這種行動應該要少作為好。因為這就是我們常常覺得自己瞎忙的原因：都是在做一些單一的行動。
不用再焦慮那些還沒實現的，不用怕忘記那些需要記住的，不用想東想西，反正照著系統做，就是這個當下最好的選擇。
時間管理的核心目標，不是一個把所有事情都做完的系統，因為本質上我們不可能把所有事情都做完，我們想做、要做的事情，永遠多於我們可以做的時間。
知道每一個當下做什麼最有效率的系統
決定重要性的時候，不是在這兩個行動上面去做決定，而是去確認這兩個行動背後關聯著哪一個專案，然後要確認的是那個專案目標的價值孰輕孰重，這就是依靠系統來選擇與判斷。
什麼是情境判斷的功能呢？就是當各種不同情境的空檔出現時，系統可以幫助我們挑選出這個情境最適合採取什麼行動，這樣就可以幫助我們善用時間管理的最後一哩路，也就是利用那些我們原本無法好好利用的零碎時間
我們必須要能夠善用這樣的空檔，當這些零碎的空檔累積在一起，其實我們會獲得非常龐大的時間資源。
一個情境的管理系統。不是排出準確的時間點要做什麼事情，而是事先去計畫：
* 如果是只能思考的空檔可以做什麼事情呢？ * 如果可以用手機處理事情的空檔可以做什麼事情呢？ * 如果 30 分鐘的空檔出現可以做什麼事情呢？ * 如果只有 10 分鐘空檔，有沒有什麼事情是在短時間內就可以採取行動的？
我們的系統應該要具備這樣的功能，不只是有時間提醒，也不只是排出事情的順序，也不只是決定事情的優先權重。
這個系統想達成的最終價值有三點。
- 第一點是要建構一個讓大腦減壓的系統，讓人不用去關心瑣碎的事情。
- 如此一來在第二點時，我們才可以相對沒有壓力的去專注在當下應該採取的最佳行動，即使我們知道還有很多任務沒有達成，還有很多行動沒有做到，但是因為背後有系統支援我們，所以我們只要專注當下最值得選擇的下一步行動，我們就知道事情自然會逐步的完成。
- 而最後第三點，就在於這個系統能夠幫助我們聚焦在那些最關鍵、最有價值的目標上面，因為時間管理不是要去把事情全部都做完，而是要把事情做得有價值，完成一些會讓自己快樂幸福的成果。
為什麼我選擇用 Evernote 架構這個管理系統？
Evernote 可以利用一則一則的任務筆記，來聚焦在任務上，在任務筆記裡面，好好先把任務的目標願景思考清楚，就像寫筆記那樣，然後才是去拆解行動清單。
一個任務，一則筆記，一顆子彈
「一個任務、一則筆記。」把任務的目標成果、任務的行動清單、任務相關的資料，都放入同一個任務的同一則筆記當中，那麼 Evernote 就會變得非常好整理了。
如何在 Evernote 中拆解、整理任務？
基本上我會用下面三個原則，來架構出一則任務筆記：
* 想要獲得什麼具體成果？ * 拆解出需要做的下一步行動 * 整合任務需要的相關資料
每一個具體的任務筆記當中，去拆解出這個任務可能可以實現的「可能性的行動清單」
如果這個任務需要一些相關的參考資料，我也可以把那些資料直接剪貼到同一則任務筆記的最下面。
如果資料量很多，沒辦法統一在同一則筆記，那我可以把那個資料筆記，用 Evernote 記事連結的方式，連接到同一個任務筆記的相關處。
拆解下一步行動的具體操作技巧
* 往上思考，就是往前回推，如果要做到這個行動，有沒有比他更前一步的行動必須先做呢？
* 往下思考，就是往後延伸，如果這個行動完成了，我還能繼續採取什麼行動，讓這個成果變得更好嗎？或者有沒有其他任務會跟這個行動相關，可以把彼此連接在一起呢？
* 往左思考，就是水平思考，去開展這個行動有沒有其他可以替換的行動？有沒有其他可能性？如果原本預設的這個行動走不通，有沒有其他可能可以採取的作法？也可以達到類似的成果呢？
* 接著往右邊想，有沒有其他我也想達到的類似成果呢？這個任務除了養成每天閱讀習慣之外，有沒有其他我也想要達到的成果呢？或許我想到的是我的工作上效率不夠高，我很希望趕快提昇我的工作效率，那麼把這兩件事情連接在一起，我就知道，我不只是要養成每天回家閱讀的習慣：
* 我還必須先去找對工作效率提昇有幫助的書。
* 優先閱讀這些書，趕快獲得更有效成果。
如何在 Evernote 快速撰寫簡潔有效的行動描述？
每次筆記任務時，根據下面四個關鍵字來書寫：
* 行動：具體要做的是什麼行動？ * 對誰：有沒有明確要對誰行動？（如果沒有，可省略） * 成果：具體要完成的是什麼成果？ * 時地：有沒有明確要執行或完成的時間地點？（如果沒有，可省略）
可以專注目標的專案管理系統
任務是時間管理中的基本單位，但是如果只是在任務層做管理，那還是遠遠不夠。
任務的數量，往往依然會很龐大，我們最終必須要決定，哪些任務要優先完成？哪些任務必須在時間不夠的情況下捨棄？什麼樣的任務這時候去執行最好？會為我自己帶來最大的效益？
更重要的是，如何知道自己每一天最應該專注的目標是什麼？即使當各種事情不斷意外發生的情況下，我們也能夠保持在自己的道路上，或者起碼懂得如何去修正自己的道路。
利用下面將介紹到的 Evernote「標籤」應用的功能，把相關的任務筆記、相關的資料筆記串聯在一起，於是一萬多則的任務資料筆記，可以歸納成數量更少的「專案分類」。
我還要另外建立一則管理筆記，我稱呼他為這個專案的：「專案管理主目錄筆記」。
在這個專業目錄筆記當中，我利用 Evernote 的「記事連結」功能，把屬於這個專案的每一個任務筆記，連結到專案管理的主目錄筆記當中。
如何分類專案？Evernote 標籤應用
用標籤來分類專案，標籤名稱自然就以專案名稱來命名。不過可以加上一個小技巧，就是用專案「年份」當作開頭
如何安排目標流程？Evernote 記事連結應用
打開某個旅遊專案標籤，可以看到這次旅行需要的各種任務筆記，都在其中，但我們不要在這堆資料裡面去行動，這樣不一定有效率。
我會建立一則這樣的旅行專案目錄筆記。裡面每一條筆記連結，都會連到這次旅行需要的筆記。於是我把機票、旅館的任務筆記，連結到這個旅行專案目錄筆記的開頭，並且剪貼了關鍵資訊，因為這是旅行中最常查找的。
專案的參考資料怎麼處理？
可以創造下面這樣的一個系統管理工作流程：
- 第一步，善用 Evernote 各式各樣的剪貼資料功能，把資料用最短的時間，快速的丟入 Evernote 的管理系統當中。（Evernote 作為資料庫、知識庫的剪貼功能，可以參考我的另一本著作《Evernote 100 個做筆記的好方法》）
- 第二步，剪貼資料的當下，就要立即思考這個資料哪些專案會用得到？然後立即加上那些專案的標籤，這樣一來，以後打開那個專案分類，就會看到那個資料。
- 第三步，有時間的時候，利用記事連結的功能，把剪貼的資料，連結到派得上用場的任務筆記的某一個行動上，或者連結到專案管理的主目錄筆記的某一個派得上用場的清單上。
記得「排程」，讓任務、行動出現在該出現的位置
排程的意義。我們要做的很簡單，就是兩個步驟：
- 第一個步驟，不只是建立專案主目錄，並且進一步用排程概念去調整目錄的順序，你的目錄順序，應該就是你覺得要如何推進這個專案的任務前後次序。
- 第二個步驟，就是當有任何新的任務、新的行動出現的時候，不要把它丟在隨便的位置上，我要把這個新出現的任務和行動，擺在我們原本已經有的那個專案主目錄，以及目錄排程中他真正應該在的那個位置上。
排程就是這麼簡單，最核心的關鍵就是我必須要把專案的位置準備好。
加上「提醒」，如何讓時間提醒真的有效？
有效的提醒，不是當下要做什麼的提醒，而是什麼時間點應該開始做準備的提醒！
建議的時間提醒設定，就是決定這個任務筆記「應該什麼時候開始準備」，然後把那個準備時間變成提醒時間。
而 Evernote 時間提醒最棒的設計，不是在他會彈出通知，而是當任務筆記的提醒到期後，會在 Evernote 的記事清單上方，出現一排「提醒事項」的清單，所有到期的任務筆記都出現在這份清單上。這個意思，就是告訴我，這些任務是我現在開始要採取行動、要做準備的任務。
這會是一個怎麼樣的專案管理流程？
每天打開自己的時間管理系統，看到的不會是最底層那些雜亂的任務、行動，或者是資料。我在這個時間管理系統，將會幫助我看到的是，那個系統最頂端，少數聚焦的專案主目錄筆記
我們可以掌控的是目標選擇與時間情境
在一個更進階的時間管理系統裡面，我們應該要做的，其實不是管理那些專案、任務跟行動，而是管理我到底要怎麼做選擇？我真正可以掌控的是什麼呢？從這張圖來看，我真正可以掌控的只有兩件事情：
- 第一件事，是我為自己勇敢作出的目標選擇。
- 第二件事，是我在各種時間情境下，決定採取什麼行動。
時間管理的價值其實不是在預排出完美的時間表，而是一句很簡單的話：「就是去做這個時間最適合做的事，並且逐步的走在自己的目標上面。」
時間管理系統其實是一個自我選擇系統
情境標籤一：建立工作流程優先權重與進度
除了那些約好了不會變動，一定要在某個時間與地點執行的「會議」、「約會」，例如早上 11 點要去會議室開會，或是買了下午 4 點的電影票，要不然其他任務，都不適合用時間表來安排
目標管理情境標籤。以我的工作型態來說，我的專案有三個主要的進度，我分別為這三個進度設計出了：重要、追蹤、計畫三個標籤。
* 重要標籤，那些最近幾個月截止日就要到的專案，或是我判斷為目前這個階段對我來說最重要的人生專案，我就把他的專案筆記，加上重要這個標籤。 * 追蹤標籤，有些事情已經完成了，但是偶爾也要追蹤一下他後續延伸的效益、成果，這是我工作上需要管理的一種流程，我就把這些任務筆記和專案筆記，加上追蹤的標籤。 * 計畫標籤，另外還有個進度是計畫，有很多專案八字還沒一撇，是構思階段。有些專案，還正在準備中，還沒排出真正的專案進度時程。我就加上計劃的標籤。
情境標籤二：設計你的空檔時間與行動情境
在Evernote的時間管理系統中，利用「標籤」設計出可以利用的情境空檔。
- 第一步，列出自己日常生活中的情境清單 * 早起時刻（通常只有我一個人） * 早餐時間（通常是和老婆兩人約會） * 工作（正常上班時間） * 午休（中午用餐與自己可運用時間） * 通勤（搭車又可自己利用的時間） * 晚餐（回家與老婆孩子用餐時刻） * 家人（陪伴家人時刻） * 睡前（孩子睡著後的部分時間）
- 第二步，把空檔情境結合目標，設計出情境標籤 * 「個人空閑」情境，把我想在一個人空檔出現時做的任務放入，可能是玩一個遊戲。這樣當這種情境出現時，立刻打開這個情境分類下的任務，就知道可以優先執行甚麼。 * 「兩人時間」情境，把我想和老婆一起看的電影、一起討論的話題放入，當出現這樣的情境時，就優先執行這樣的任務。 * 「想和孩子一起做」情境，把想要帶孩子一起去的餐廳、遊樂園，或是想跟孩子一起讀的書，或是想跟孩子一起練習的事情，放入這個任務情境，當出現適合情境時，就優先執行這樣的事情。
收集箱與記事本，如何應用在任務管理？
記事本最好的用法不是用來分類，而是用來管理。
分類和管理是不同的，「分類」是說我們幫任務與資料找一個存放位置，方便以後找到。「管理」卻是我們建立一個可以順暢工作的流程，一個高效率的作業情境。
東西有沒有放在整齊的位置不重要，資料有沒有嚴謹的分類不重要，那重要的是什麼？重要的是我的整理有沒有辦法「引導我去行動」，指引我提升工作與人生的方向？建立未來的順暢行動流程？
難道不用根據每個專案來分類記事本嗎？全部混在一個「工作任務」記事本好嗎？當然不用，因為專案的部分，我們已經利用「標籤」做好分類，而標籤更適合來分類需要彈性的專案。
而記事本以「行動情境」來做，最概括，但其實也是「最精確」的區分。可以讓任務、專案筆記，很容易地擺入某個明確的記事本中。
我把記事本歸類為三大堆疊：
* 行動現在：執行中與準備執行的任務筆記 * 準備未來：資料庫，未來會用到的參考知識 * 封存過去：執行完成的任務筆記
主要的記事本其實就是 8 個，依序放在上面三大堆疊中：
* 00收集箱：剛收集到的新任務還不知道放到哪個流程好，或還沒讀而想要稍後閱讀的資料，都先放在收集箱，還有我的「每月子彈筆記任務清單」也放在收集箱。 * 01工作任務：所有執行中與準備執行的工作任務筆記，例如某幾本新書專案的所有任務，辦公室行政流程上的個別任務，準備公司開會的筆記等。 * 02生活任務：所有執行中與準備執行的生活任務筆記，例如我的沖泡咖啡研究，我的旅行計畫，我的運動健身計畫，我想吃的餐廳我想去的景點等。 * 03部落格任務：所有執行中與準備執行的部落格任務，包含所有待寫的文章主題，所有講座課程的規劃。 * 04第二大腦：所有工作上或生活中的參考性資料都放在這裡，包含某本書需要的參考資料（而非任務），所有靈感與心情記錄筆記，所有讀書與電影心得，所有部落格完成後的文章草稿大綱也放在這裡。也就是所有跟未來「刺激靈感」和「連結知識」有關的資料都放在第二大腦。 * 05重要的放棄：所有必須停止或失敗的重要專案筆記，放在這裡。 * 06工作封存：所有在「01工作任務」完成的筆記移到這裡。 * 07生活封存：所有在「02生活任務」完成的筆記移到這裡。
如何一次排出每週子彈行動清單？
利用這個系統，我們就能知道這個當下有哪些應該專注的專案。並且我會知道這個專案排程中接下來要執行的任務。接著我也會找到這個任務當中，這個當下立即可以採取的行動是什麼。
但我確實會建議，應該提前列出每週的子彈行動清單，把每週子彈行動清單獨立一則筆記，當作最核心的專案指導原則。
我的習慣是，在禮拜天的晚上，把下一周七天的每日行動清單列出來。讓自己進入工作週的時候，有一個依循的依據，可以更快進入專注在某些重要行動的任務、專案上。
大概每個禮拜天晚上花三十分鐘到一個小時的時間，根據下面的步驟，就可以相對準確的排出下個禮拜的每日行動清單。
依序處理：
* 先看時間提醒：有沒有下週特定時間要開始的任務？ * 看「重要」標籤：哪些專案需要推進進度？ * 看「收集箱」：有沒有這週收集，還沒排程處理的任務？ * 根據已經排出來的子彈行動清單，看看有沒有可以安排的特殊情境任務：空閑、兩人時間、思考、測試、撰寫、採買、家事。 * 看「計畫」標籤：有企劃中專案可以推進下一步了嗎？ * 看「追蹤」標籤：有沒有需要回顧的任務？
是的，真的就這麼簡單，只要從每個步驟中，挑出要執行的行動，排入下周的每日行動清單，那麼就會是一個更有效、不怕遺漏的行動清單了。
每日行動清單的 123 原則
什麼是 123 每日行動清單法則？
* 每天都預先設定一個專屬於自我實現的重要目標 * 每天設定兩個專案的推進進度 * 每天早午晚三個時段，還剩下多少時間處理瑣事
我會一週前，先列好下一週七天，每一天的 123 行動清單。
我會利用空檔去推進這個每天選擇好的個人目標，這可以幫助自己好好把握住那些突然出現的空檔，不至於白費。
空檔其實常常出現，只是我們當下不知道應該要做什麼，但時間不會等人。所以要反過來操作，先為自己設定好空檔可以專注的事，那麼就能有效的把握零碎時間。
人一天的作息，通常會有兩個最有精力的時段。讓早上最有精力時段、下午最有精力時段，推進那些有難度的專案進度，知道自己每天最有生產力的時刻，要展開什麼具體行動。
預排好未來一周的每日行動清單，這樣做的好處是，如果我知道禮拜五要完成 A 專案的某個進度，那麼我就知道禮拜一到禮拜四，每一天要推進 A 專案的哪些行動，最後那個進度才會完成。
一天早午晚三個時段，需要一些簡單瑣事來當作調劑。但不要太多，三件當作調劑也就夠了，最好更少，因為每天一定還有很多意外、臨時狀況，會增加我們要處理的瑣事數量。
子彈日記，串連計畫、執行與反省的循環流程
在每天完成行動後，直接把行動改寫成日記
每天晚上（或第二天早上，看我的空檔），我會把過去一天完成的事情打勾，並且在行動後面直接補上執行心得，作為一個收尾。
這樣累積下來的行動清單，當我回顧時，變得更加生動，更容易回憶起那一天實際的執行狀況，並且也會引發接下來如何修正行動的想法。
我們常常做了計劃後，很怕修改，但如果外在環境、內在心情都是變動的，那計畫又如何能夠不修改呢？
反正最後都要改寫成日記，那麼就更勇敢的在「執行的當下」，也根據情況做各種修改，讓行動更好執行，讓自己去做能夠做的事。
子彈時間管理演化哲學
為這套 Evernote 子彈筆記方法，做一個總結。這一套方法，可以說是下面五個步驟的逐步演化：
* 行動演化出任務・ 任務演化成子彈 * 任務子彈演化成專案武器 * 專案武器演化出戰略情境 * 戰略情境演化出攻擊指令