GTD 之道：建立第二大腦，橫向管理工作流程，縱向處理重點專案
第一個重點，GTD 方法認為，時間管理的核心目標在於通過外部工具解除精神負擔，保持大腦輕鬆愉快；
第二個重點，如何通過橫向管理方法，妥善管理工作流程，建立屬於自己的工作計劃系統；
第三個重點，如何通過縱向管理方法，處理重點工作項目。
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衡量一個工作計劃系統是否成功，並不在於載體和形式，最先進的 App 不一定比最原始的小本本有效果，其中的關鍵是，將工作任務整理到這個系統裡去之後，你是否真的可以在大腦里擺脫它們。
昨天的工作任務一定要按計劃完成，除了那些自己不能控制的特殊情況之外，不應該留下尾巴。昨天的工作留下尾巴，在腦海裡揮之不去，就會影響今天的狀態。
一般情況下每天只有處理三件工作的能力
明天的工作任務在整理到工作計劃系統中的時候，一定要清晰、明確、富有條理、信息充分。整理工作計劃的一方面功能，就是幫你的大腦做備忘錄。所謂的備忘，意思就是說，你的大腦即使忘了也沒關係，因為整理到外腦裡的信息是充分的，等到需要的時候，看一眼就可以動手乾活。
時間管理的核心目標，在於通過外腦建立工作計劃系統，緩解大腦的精神負擔，讓你始終用輕鬆愉快的工作狀態面對眼前工作。這是 GTD 方法的基本原則，你可以直接按照這一原則，改造你現有的工作計劃和日程表，這將有助於提高工作效率和質量，同時增加你的幸福感。
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第二個重點，就是如何通過橫向管理方法，妥善管理工作流程，建立屬於自己的工作計劃系統。
GTD 方法將工作流程劃分為五個獨立的階段
五個階段的步驟依次包括：
第一，收集，要收集一切與工作相關的事務與信息；
第二，理清，要理清每個項目的意義和相關措施；
第三，整理，要組織整理形成工作清單，提出選項；
第四，回顧，要進行思考回顧，保障系統的有效運行；
第五，執行，要著手行動，全身心地投入工作中。
你應該將一切可能給大腦帶來負擔的事務，百分之百地收集起來，既包括已有計劃但還沒啓動的事務，也包括正在處理但還沒結束的事務。
工具的種類不要太多，否則，通過不同種類收集而來的材料，會顯得過於分散。
面對收集起來的材料，你應該做出判斷。首先，要判斷材料所關聯的內容，是否需要你採取行動。如果答案是否，無需採取行動，你應該根據實際情況，將材料整理成為參考資料、未來工作的備忘錄，或者直接扔掉。而如果答案是需要採取行動，那你接下來再做一個判斷，行動是否能夠在兩分鐘之內完成，如果能，就馬上著手處理；如果不能，就根據實際情況，指派他人、調集資源，或者記錄在下一步行動的清單上，等到合適的時機再來完成。
像這樣的工作如果不立刻處理，往往會在你的大腦中停留，佔用資源，影響心情，而當你換一個時間再來著手處理時，你在回憶中把這件事重新找出來，再重新進入工作狀態，所花費的時間往往會遠遠超過兩分鐘，因此，兩分鐘能搞定就馬上搞定。
如何選擇工作的執行順序呢？GTD 方法認為，可以用四個標準來進行判斷。
第一個標準是情境，很多工作都會對地點、環境和條件有要求
第二個標準是時間，選擇你當前的時間足夠完成的工作
第三個標準是精力，選擇你當前的精力足以勝任的工作
最後一個標準是重要性，你再來選擇一個對你來說最為重要、能給你帶來最高回報的工作，優先處理。
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你在運用橫向管理方法整理工作計劃的時候，有時會遇到一些相對複雜和棘手的工作，需要集中力量突破，還需要經歷不同的處理步驟。GTD 方法將這種包含了多個步驟的複雜工作定義為項目。
第一步是定義目標和原則
第二步是展望結果，描繪前景。
第三步是頭腦風暴。一開始主要追求數量，不要太在意質量
第四步組織整理階段，你要明確項目的關鍵，將推動項目成功所需的條件整理分類，然後上一階段不是頭腦風暴了嗎？再把獲得的成果分類填空，在每一類別內部進行評估，形成最佳方案。
第五步，採取行動。你要根據確定的方案，妥善分配資源，堅持不懈，直到成功。
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總結
第一，GTD 方法認為，時間管理的核心目標，在於通過適當的工具建立工作計劃系統，將一切繁瑣的事務趕出大腦，放到外部的工作計劃系統中去，相當於你的外腦，從而緩解大腦的精神負擔，讓你始終用輕鬆愉快的狀態面對眼前工作。
第二，GTD 方法提供了建立工作計劃系統的行動指南，稱為橫向管理方法，通過收集、理清、整理、回顧、執行這五個步驟，建立屬於你自己的工作計劃系統，將事務從大腦裡移出來，達到解放大腦的目標。其中，在理清這一步，可以採用兩分鐘處理原則：如果一件事務能在兩分鐘之內解決，那就應該馬上處理，不要拖延，這是最有效率的。
第三，對於單個重點工作項目，GTD 方法提供了縱向管理方法，也分為五個步驟，分別是定義目標、展望結果、頭腦風暴、組織整理和著手執行。這種方法符合大腦處理工作的自然過程，也稱為自然計劃法。